Datenschutzerklärung der Olma Messen St.Gallen AG

1. Grundsätzliches

Die vorliegende Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Handlungen im Zusammenhang mit der Zeichnung, der Liberierung, der Zuteilung und der Übertragung von Aktien, der Führung des Aktienregisters, Kapitalerhöhungen und der Listung der Aktien an einer organisierten Handelsplattform durch die Olma Messen St.Gallen AG und Dritten, die für die vorgenannten Zwecke miteinbezogen werden. Zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigten Zugriffen und Missbrauch haben wir angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen. Insbesondere werden die persönlichen Daten, welche Sie uns über unsere Webseite übermitteln, mittels Transport Layer Security (= TLS) geschützt. Jedoch birgt die Übertragung von Informationen via Internet immer ein gewisses Sicherheitsrisiko mit sich. Dafür übernimmt die Olma Messen St.Gallen AG keine Gewähr. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, erfolgt stets in Beachtung der für die Olma Messen St.Gallen AG geltenden schweizerischen Datenschutzbestimmungen, aber auch unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung der EU, soweit die Olma Messen St.Gallen daran gebunden ist.

2.Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z. B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Wir erheben personenbezogene Daten, wenn Sie uns diese bei der Zeichnung von Aktien beziehungsweise bei der Annahme einer Übertragung von Aktien freiwillig mitteilen. Pflichtfelder werden als solche markiert. Die darin gemachten Angaben sind für die Zeichnung, Liberierung, Zuteilung und Übertragung von Aktien, der Kapitalerhöhung, der Führung des Aktienregisters und der Listung der Aktien an einer organisierten Handelsplattform zwingend notwendig und werden dafür verwendet. Dem Aktienzeichnungs- und Aktienübertragungsformular können Sie entnehmen, welche Daten erhoben werden. Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist. Insbesondere wird hier auf die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen sowie die Aufbewahrungspflichten nach dem Obligationenrecht hingewiesen. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Schweizer Gesetzgeber, dem Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Keine Löschung erfolgt, falls Sie ausdrücklich in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir einen Vorbehalt hinsichtlich der darüberhinausgehenden Datenverwendung angebracht haben, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie vorliegend informieren.

3.Bearbeitungszweck

Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt zu verschiedenen Zwecken. Dazu gehören insbesondere:

Bearbeitung im Zusammenhang mit der Abwicklung der Zeichnung, Liberierung, Zuteilung und Übertragung von Aktien, Kapitalerhöhungen, der Führung des Aktienregisters der Gesellschaft und allfälligen Listungen der Aktien auf organisierten Handelsplattformen
Bearbeitung im Zusammenhang mit der Aktionärskommunikation (z. B. Einladungen, Informationen, Newsletter, etc.)
Bearbeitung im Zusammenhang mit besonderen Aktivitäten oder Anlässen (Wettbewerbe, Aussteller-Geschenke, Sponsoring etc.)

Automatisiert erhobene Nutzungsdaten
Beim Zugriff auf die Webseite zeichnen.olma-aktien.ch übermittelt der Internetbrowser des Nutzers aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese sogenannten Logfile-Informationen werden getrennt von anderen Daten, die der Nutzer unter Umständen zur Verfügung stellt, gespeichert:

Datum und Uhrzeit sowie Dauer des Zugriffs
Browsertyp/-version
Verwendetes Betriebssystem
URL der zuvor besuchten Webseite
Übertragene Datenmenge
IP-Adresse (Internetprotokoll-Adresse)
Name des Serviceproviders
Name der abgerufenen Dateien
http-Status-Code (z. B. «Anfrage erfolgreich»)
URL der aufgerufenen Webseite

Genannte Logfile-Informationen werden ausschliesslich aus technischen Gründen gespeichert und zu keinem Zeitpunkt einer bestimmten Person zugeordnet. IP-Adressen werden aus Sicherheitsgründen für die Dauer von maximal 30 Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

4.Datenweitergabe an Dritte

Um technische oder organisatorische Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen und um den Prozess der Aktienzeichnung, der Liberierung, der Kapitalerhöhungen, der Führung des Aktienregisters und der Listung von Aktien an organisierten Handelsplattformen zu ermöglichen, arbeiten wir eng mit dritten Unternehmen zusammen. Wenn es für die Erfüllung der genannten Zwecke oder unsere sonstige Geschäftstätigkeit notwendig ist, so dürfen wir Ihre Personendaten an diese dritten Partner weitergeben. Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, die Personendaten ausschliesslich in unserem Auftrag und nach unseren Anweisungen zu bearbeiten. Weiter sind diese Dienstleister auch verpflichtet, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten mit angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen sicherzustellen. Zwecks Medienmitteilungen können Ihre Daten in anonymisierter Form, namentlich in Zusammenfassung mit den Daten anderer Personen in Statistiken, an die Öffentlichkeit bekanntgegeben werden. Bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften können wir Ihre Daten auch an öffentliche Stellen weitergeben, wenn dies zur Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften, bei Gerichtsverfahren, auf Verlangen der zuständigen Gerichte und Behörden oder aus anderen rechtlichen Verpflichtungen notwendig ist, um unsere Rechte bzw. unser Eigentum zu schützen und zu verteidigen.

5.Rechte der betroffenen Person

Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Daten, welche zu Ihrer Person bei uns gespeichert werden. Ebenso haben Sie nötigenfalls ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Sollten Sie Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten haben oder von den genannten Rechten Gebrauch machen wollen, so dürfen Sie sich via Nachricht an datenschutz@olma-messen.ch direkt an uns wenden.

6.Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Olma Messen St.Gallen AG
Splügenstrasse 12
9008 St.Gallen
info@olma-messen.ch

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf der Webseite der Olma Messen St.Gallen verfügbar. Bitte suchen Sie die Webseiten regelmässig auf und informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.

Stand der Erklärung: April 2023